ماذا يجب أن أجهز لأتمتة العمل الذي أقوم به في Excel؟

اشرح من خلال مثال

على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بدمج أسطر من ملفات مختلفة لإعداد تقرير أسبوعي: من أين تأتي الملفات، وأي الأعمدة تتطابق، وماذا يحدث في حالة السطر المفقود، ومن الذي يعتمد التقرير؟ عبارة "لنقم بأتمتة Excel" لا توضح هذه القرارات. إن وجود ملف مثال تمت إزالة المعلومات الشخصية منه ونتيجة صحيحة مُعدة يدويًا يكون أكثر فائدة للاجتماع الأول.

جدول النطاق

• المدخلات: ملف، نموذج، بريد إلكتروني أو API مصرح به؛ بأي صيغة وبأي تكرار تصل؟
• القاعدة: كيف يتم المطابقة، أو الحساب، أو الترتيب، أو التصنيف؟
• المخرجات: تقرير، سجل، مهمة أو إشعار؛ أين يتم تدوينها؟
• الاستثناء: ماذا يجب أن يحدث في حالة البيانات الخاطئة، أو نقص الصلاحيات، أو انقطاع النظام الخارجي؟
• الموافقة: من يراجع النتيجة؛ وأي عملية يجب ألا تتم تلقائيًا؟
• التراجع: كيف يمكن العثور على العملية الخاطئة وتصحيحها؟

أداة جاهزة أم برنامج مخصص؟

بالنسبة لعملية نقل قياسية واحدة، قد تكون ميزة التصدير أو التكامل في الأداة المتاحة كافية. أما إذا كانت هناك أدوار متعددة، وقواعد عمل مخصصة، وتحقق من صحة البيانات، فيتم تقييم برنامج منفصل. لا يتم الاختيار بناءً على تكلفة التطوير الأولية فقط؛ بل تؤخذ في الاعتبار أيضًا الصيانة، ورسوم الاستخدام، وحدود الوصول، والحاجة إلى إخراج البيانات. ليس من الضروري استخدام الذكاء الاصطناعي في كل عملية أتمتة.

معيار قبول الإصدار الأول

اكتب المخرجات المتوقعة في بضعة أمثلة مختارة مسبقاً. جرب المدخلات الناقصة والخاطئة إلى جانب المدخلات الصحيحة. إذا كان سيتم إنشاء سجل أو إشعار حرج، فحدد بيانات الاختبار وخطوة التأكيد. يجب أن يعتمد قبول الإصدار الأول على إتمام هذه الأمثلة بنجاح بدلاً من مجرد "أن يبدو أنه يعمل".

عند الحضور للمقابلة

الشرح القصير للعمل الحالي، والأدوات، والعينة المجهولة، وتكرار العمليات، والشخص الذي يتخذ القرار، هي بداية كافية. لا يتم تقديم عرض لإدماج الطرف الثالث دون التحقق من الصلاحيات وإمكانية الوصول إلى API. يمكنك الاطلاع على نطاق البرمجيات الخاصة والأتمتة و المشاريع البرمجية الشخصية.