Que dois-je préparer pour automatiser le travail que je fais dans Excel ?

Expliquez à travers un exemple

Par exemple, si vous fusionnez des lignes de différents fichiers pour préparer un rapport hebdomadaire : d'où proviennent les fichiers, quelles colonnes correspondent, que faire en cas de ligne manquante et qui approuve le rapport ? « Automatisons Excel » n'explique pas ces décisions. Un fichier d'exemple dont les informations personnelles ont été supprimées et un résultat correct préparé manuellement sont plus utiles pour le premier entretien.

Tableau de portée

• Entrée : Fichier, formulaire, e-mail ou API autorisée ; sous quel format et à quelle fréquence arrivent-ils ?
• Règle : Comment s'effectuent l'appariement, le calcul, le tri ou la classification ?
• Sortie : Rapport, enregistrement, tâche ou notification ; où sont-ils écrits ?
• Exception : Que doit-il se passer en cas de données erronées, d'autorisation manquante ou d'interruption du système externe ?
• Approbation : Qui contrôle le résultat ; quelle action ne doit pas être effectuée automatiquement ?
• Retour : Comment une opération erronée peut-elle être trouvée et corrigée ?

Outil prêt à l'emploi ou logiciel personnalisé ?

Pour un seul transfert standard, la fonction d'exportation ou d'intégration de l'outil existant peut être suffisante. S'il y a plusieurs rôles, des règles métier spécifiques et une validation des données, un logiciel distinct est envisagé. Le choix ne se fait pas uniquement sur la base du coût de développement initial ; la maintenance, les frais d'utilisation, les limites d'accès et la nécessité de pouvoir extraire les données sont également pris en compte. L'utilisation de l'intelligence artificielle n'est pas obligatoire pour chaque automatisation.

Critère d'acceptation de la première version

Écrivez le résultat attendu pour quelques exemples présélectionnés. Essayez des entrées manquantes et erronées à côté des entrées correctes. Si un enregistrement ou une notification critique doit être généré, définissez des données de test et une étape de validation. L'acceptation de la première version doit reposer sur la résolution correcte de ces exemples plutôt que sur le fait qu'elle « semble fonctionner ».

En venant à l'entretien

Une brève description de l'activité, les outils utilisés, un exemple anonyme, la fréquence des opérations et la personne qui prend les décisions constituent un bon début. L'intégration par un tiers n'est pas proposée sans vérification des autorisations et de l'accès à l'API. Vous pouvez consulter la liste des logiciels et des automatismes personnalisés et les projets de logiciels personnalisés.