¿Qué debo preparar para automatizar el trabajo que realizo en Excel?

Explíquelo a través de un ejemplo

Por ejemplo, si combina líneas de diferentes archivos para preparar un informe semanal: ¿de dónde vienen los archivos, qué columnas coinciden, qué se hace con las líneas faltantes y quién aprueba el informe? “Automaticemos Excel” no explica estas decisiones. Un archivo de ejemplo con la información personal eliminada y el resultado correcto preparado manualmente es más útil para la primera reunión.

Tabla de alcance

• Entrada: Archivo, formulario, correo electrónico o API autorizada; ¿en qué formato y con qué frecuencia llega?
• Regla: ¿Cómo se realiza la coincidencia, el cálculo, la clasificación o la categorización?
• Salida: Informe, registro, tarea o notificación; ¿dónde se escribe?
• Excepción: ¿Qué debe suceder en caso de datos erróneos, falta de autorización o interrupción del sistema externo?
• Aprobación: ¿Quién controla el resultado; qué proceso no debe realizarse automáticamente?
• Reversión: ¿Cómo se encuentra y se corrige una operación incorrecta?

¿Herramienta lista para usar o software personalizado?

Para una única transferencia estándar, la función de exportación o integración de la herramienta actual puede ser suficiente. Si existen múltiples roles, reglas de negocio personalizadas y validación de datos, se evalúa un software independiente. La elección no se realiza únicamente basándose en el coste de desarrollo inicial; también se tienen en cuenta el mantenimiento, las tarifas de uso, los límites de acceso y la necesidad de poder extraer los datos. No es obligatorio utilizar inteligencia artificial en cada automatización.

Criterio de aceptación de la primera versión

Escriba el resultado esperado en algunos ejemplos seleccionados previamente. Pruebe entradas incompletas y erróneas junto con la entrada correcta. Si se va a generar un registro o notificación crítica, determine los datos de prueba y el paso de aprobación. La aceptación de la primera versión debe basarse en que estos ejemplos finalicen correctamente, en lugar de que "parezca que funciona".

Al venir a la reunión

Una breve descripción del trabajo existente, los recursos, un ejemplo anónimo, la frecuencia de los procesos y la persona que toma las decisiones son un buen punto de partida. No se ofrece la integración de terceros sin verificar la autorización y el acceso a la API. Puede consultar el alcance del software y la automatización personal y los proyectos de software personalizados.